Formularze zwrotów Responso
Last updated
Last updated
Formularze to funkcjonalność, która pozwala na szybkie zebranie od kupującego informacji potrzebnych do przeprocesowania zwrotu lub reklamacji i ułatwia komunikację związaną z tymi procedurami.
W Responso tworzysz formularze, które możesz dostosować do różnych kanałów sprzedaży, Twojej identyfikacji wizualnej czy charakteru komunikacji z klientami. Po utworzeniu formularza, link do niego możesz osadzić na stronie swojego sklepu czy wysyłać kupującym w mailach posprzedażowych. Dzięki temu będą mogli szybko i wygodnie zgłosić zwrot lub reklamację online i podać Ci potrzebne informacje. Dzięki integracji z BaseLinkerem, system umożliwia wyszukanie odpowiedniego numeru zamówienia, aby kupujący mógł zaznaczyć, o które produkty chodzi. Wypełniony przez kupującego formularz zostaje wysłany i trafia do Twojej skrzynki w Responso, gdzie możesz nim wygodnie dalej zarządzać.
W tej chwili system umożliwia zaciąganie informacji o zamówieniach z BaseLinkera (pracujemy nad kolejnymi integracjami). Jeśli nie masz jeszcze integracji konta Responso z BaseLinkerem, zobacz tutaj, jak ją przeprowadzić.
W panelu Responso przejdź do Ustawień i z menu Integracje wybierz Zwroty Responso. Aby dodać nowy formularz, kliknij Utwórz. Uzupełnij kolejne pozycje w wyświetlonym oknie. Aby utworzyć formularz, możesz też kliknąć tutaj: https://app.responso.com/settings/integration/returns.
Nazwa integracji – to po prostu nazwa wewnętrzna Twojego formularza. Możesz ich tworzyć wiele, jeśli na przykład masz kilka sklepów internetowych. Nadaj nazwę, która pozwoli Ci szybko zidentyfikować dany formularz.
Logo firmy – tutaj możesz dodać swoje logo, które będzie wyświetlało się na stronie z formularzem. Plik może mieć maksymalnie 2 MB i wymiary 300 x 90 pikseli. Jeśli nie dodasz własnego pliku, na stronie z formularzem zwrotu będzie wyświetlać się logo Responso.
Adres www sklepu – podaj adres swojego sklepu.
Kolor motywu – możesz wybrać kolor pasujący do Twojej identyfikacji wizualnej (w tym kolorze będą np. przyciski w formularzu).
Wiadomość powitalna – pierwsza wiadomość, którą kupujący zobaczy po kliknięciu w link z formularzem. Może mieć maksymalnie 100 znaków ze spacjami.
Wiadomość wyświetlana po wysłaniu zwrotu – kupujący zobaczy ją po wypełnieniu i wysłaniu formularza. Może mieć maksymalnie 100 znaków ze spacjami.
BaseLinker – tutaj możesz wybrać konto BaseLinker, z którym ma być powiązany tworzony przez Ciebie formularz zwrotów.
Nadawca – to adres mailowy/skrzynka pocztowa, która ma wysyłać i odbierać wiadomości dotyczące zwrotu. Możesz wybrać jedną ze skrzynek zintegrowanych z Responso lub inbox domyślny – wtedy wiadomości będą wysyłane i odbierane w domenie Responso. Więcej o integracji IMAP przeczytasz tutaj.
Po uzupełnieniu wszystkich pozycji kliknij Utwórz. Jeśli w którejś pozycji jest błąd, popraw go zgodnie z wyświetloną poniżej wskazówką i ponownie kliknij Utwórz.
Po wybraniu z menu Zwroty, zobaczysz listę utworzonych przez siebie formularzy. Z tego poziomu możesz usunąć formularz, zaktualizować go lub wyświetlić gotowy formularz. Aby pobrać link do formularza, który ma być wysłany do klienta, kliknij Skopiuj link przy wybranej pozycji.
Klient po kliknięciu w link zostaje przeniesiony do formularza. Na pierwszym ekranie widzi logo Twojego sklepu (jeśli zostało dodane), wiadomość powitalną i przycisk, który pozwala przejść do właściwej części formularza.
Po kliknięciu przycisku Start klient musi podać numer zamówienia oraz numer telefonu lub adres e-mail powiązany z tym zamówieniem. Jeśli wpisze inny numer lub mail niż ten podany przy zamówieniu, system nie będzie w stanie wyszukać zamówienia i klient nie przejdzie do kolejnego ekranu formularza. Po wpisaniu właściwych danych należy kliknąć Dalej.
Na kolejnym ekranie klient widzi listę produktów zakupionych w ramach wskazanego zamówienia, liczbę sztuk i cenę. Na liście zaznacza produkty, które chce zareklamować, i przy każdym z nich odpowiada na pytanie o powód zwrotu lub reklamacji. Opcjonalnie może dodać komentarz, a także podać numer konta do zwrotu środków. Po wypełnieniu formularza należy kliknąć Dalej.
W kolejnym kroku klient może dodać pliki – na przykład zdjęcia pokazujące wadę produktu. Po wybraniu plików należy kliknąć Wyślij zgłoszenie.
Na ostatnim ekranie klient widzi wiadomość wyświetlaną po wysłaniu zwrotu lub reklamacji.
Kiedy kupujący wypełni i wyśle formularz zwrotu, zobaczysz to zgłoszenie w Responso. Możesz zarządzać nim tak, jak każdą inną wiadomością. Automatycznie zostaje przypisany status otwarty, możesz przydzielić do zgłoszenia agenta czy odnaleźć powiadomienie, filtrując wiadomości (np. po typie ticketu - zwrot). Pracę ze zwrotem ułatwią Ci także tagi, priorytety czy możliwość dołączenia wewnętrznej notatki. Jeśli będziesz wymieniać z klientem kolejne wiadomości dotyczące danego zwrotu, wszystkie będą zebrane w jednym wątku.
Możesz wykorzystać formularze w automatycznych akcjach, a tym samym jeszcze bardziej uprościć sobie pracę.
Spróbuj:
ustawić powiadomienie o nowym zwrocie, które będzie przychodzić na wybrany przez Ciebie adres e-mail,
utworzyć automatyczną odpowiedź na wiadomości od klientów zawierające frazę “zwrot” i podobne sformułowania – w odpowiedzi na takie zapytanie możesz wysyłać link do formularza zwrotu z prośbą o wypełnienie go,
ustawić automatyczną akcję wywoływaną przez utworzenie ticketu (wypełnienie formularza) – do klienta może zostać wysyłana wiadomość o zarejestrowaniu zgłoszenia.
Możesz utworzyć szablony wiadomości posprzedażowych i osadzić w nich formularz dzięki możliwości tworzenia dynamicznych linków. Aby stworzyć taki link, należy w szablonie wiadomości wpisać: {Link formularza}/find?order={numer zamówienia}&email={email klienta}. Dzięki temu możesz z góry informować klientów po zakupie, co powinni zrobić w przypadku chęci zgłoszenia zwrotu. Dzięki osadzeniu linku w wiadomości związanej z konkretnym zamówieniem, kupujący przejdzie w formularzu od razu do kroku, w którym może wybrać produkty do zwrotu.
