Autoresponder Allegro

Autoresponder jest jedną z kluczowych funkcji systemu Responso, a także jedną z najważniejszych, gdy prowadzisz sprzedaż na Allegro. Funkcja autorespondera służy do samoczynnego, automatycznego odpowiadania na zapytania przychodzące z różnych źródeł oraz na nowe Dyskusje Allegro i wiadomości z Centrum Wiadomości Allegro.

• Autoresponder nie jest uzależniony od liczby kont.

• Autoresponder jest do Twojej dyspozycji już w podstawowym pakiecie Responso.

Allegro i inne portale sprzedażowe kładą bardzo duży nacisk na to, aby sprzedawca udzielił odpowiedzi w ciągu 24 godzin. Ponadto coraz mocniej podkreśla się, aby do jednego klienta wysyłać jak najmniej wiadomości i o jak najlepszej treści. Nasz autoresponder został stworzony z myślą o rozwiązaniu wszystkich tych trudności.

Aby przejść do konfiguracji pierwszego autorespondera, po zalogowaniu kliknij: Ustawienia > Automatyczne akcje lub kliknij tutaj.

Ustawienie różnych działań do samoczynnego wykonania nosi nazwę workflow. Funkcja automatyczne akcje ma jeszcze inne zastosowania niż autoresponder i dlatego, aby stworzyć swój pierwszy autoresponder, kliknij Dodaj workflow. W tym miejscu skupimy się wyłącznie na automatycznych odpowiedziach.

Schemat tworzenia autorespondera

Zacznij od nadania nazwy pierwszemu autoresponderowi. Aby nadać nazwę, wpisz ją w polu Nazwa. Nazwa pozwoli Ci określić, w jakim celu tworzysz tę automatyzację, a w przyszłości ułatwi Ci zarządzanie wieloma autoresponderami. Twój pierwszy autoresponder może dotyczyć np. odpowiedzi na wiadomości otrzymywane z Dyskusji Allegro oraz z Centrum Wiadomości Allegro.

W polu Opis umieść informacje o autoresponderze, które pozwolą Tobie lub innym agentom (operatorom) przypomnieć sobie lub zrozumieć jego działanie. Pomogą też odróżnić autoresponder od innych rodzajów automatycznych akcji. Pola Nazwa i Opis nie mogą być puste, ponieważ ich zawartość nie będzie wysyłana do klientów.

Kliknij + Dodaj akcję.

Ten boks pozwala na przygotowanie treści, która będzie wysyłana automatycznie.

W liście rozwijanej pojawia się domyślnie Wyślij wiadomość – nie zmieniaj tego. Poniżej znajduje się pole Message – tutaj wpisz treść swojej wiadomości.

• Pamiętaj, że tworzysz treść, która ma wyjaśnić, że człowiek odpowie na wiadomość w ciągu 24 godzin.

• Zwróć uwagę na to, że swoją wiadomość możesz dodatkowo sformatować, czyli zmienić wygląd tekstu, wstawić dodatkowe elementy lub dołączyć link.

Aby autoresponder był zgodny z regulaminem Allegro, nie możesz umieszczać w nim pewnych informacji, takich jak adres Twojej strony internetowej czy numer telefonu. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.

Kliknij + Dodaj warunek.

W tym boksie będziesz ustawiać warunki. Warunki określają, w jakich okolicznościach zostanie wysłana automatyczna wiadomość.

W pierwszej liście rozwijanej wyświetla się domyślnie Źródło. Kliknij w tę opcję, żeby ją zmienić. Ustaw w tym miejscu warunek o nazwie Akcja.

Następnie kliknij pole znajdujące się bezpośrednio pod akcją – pojawią się dwie wartości: Pierwsza wiadomość od klienta oraz Każda nowa wiadomość od klienta. Kliknij w drugą wartość – ta zostanie wybrana jako aktywna.

Właśnie udało Ci się stworzyć pierwszy z dwóch ważnych warunków. Autoresponder otrzymał informacje, że ma odpowiadać na każdą nową wiadomość od klienta. W przypadku wybrania tylko pierwszej wartości (czyli Pierwsza wiadomość od klienta) autoresponder reagowałby tylko i wyłącznie na pierwszą wiadomość od danego nadawcy.

Kliknij ponownie + Dodaj warunek pod już utworzonym warunkiem.

W pierwszej liście rozwijanej pojawiła się domyślna wartość Źródło – pozostaw ją. Oznacza to, że będziesz określać źródło, z którego mają pochodzić wiadomości przychodzące.

Druga lista rozwijana nosi nazwę Warunek, a jej domyślna wartość to jest – również pozostaw ją bez zmian. Tym samym wskazujesz, że źródło ma zawierać określone wartości (można ustawić autoresponder, który zadziała wtedy, gdy źródło będzie dowolne, ale inne niż wykluczone wartości – wówczas wybierzesz wartość nie jest).

Kliknij pole o nazwie Źródło i wybierz z niego Dyskusje Allegro oraz Centrum Wiadomości Allegro. Dzięki temu autoresponder będzie reagować tylko wtedy, gdy wiadomość przyjdzie z tych dwóch kanałów.

• Każdy Twój autoresponder jest „odporny” na zewnętrzne autorespondery. Rozpoznaje automatyczne wiadomości wysyłane przez klientów i ignoruje je. Dzięki temu unikasz sytuacji „rozmowy” autoresponderów, która przez weekend mogłaby wysłać do klienta i odebrać od niego tysiące wiadomości.

Kliknij przycisk Dodaj (jest pod polem Opis).

Właśnie udało Ci się stworzyć pierwszy w pełni funkcjonalny autoresponder. Po przeładowaniu się strony znów jesteś w Ustawieniach, a na liście pojawił się Twój nowo dodany autoresponder.

• Autoresponder domyślnie jest włączony. Jeżeli chcesz go wyłączyć bez usuwania, to: kliknij ikonę … (obok nazwy autorespondera) > kliknij Edytuj > ustaw niebieski suwak w pozycji wyłącz (zmieni kolor na biały).

• Możesz też usuwać cały autoresponder. W tym celu kliknij ikonę …, a następnie wybierz opcję Usuń.

• Możesz też skorzystać z przygotowanych przez nas gotowych rozwiązań. To w pełni funkcjonalne autorespondery, które możesz włączyć dwoma kliknięciami, możesz je także dowolnie modyfikować. Aby sprawdzić nasze szablony, na karcie Automatyczne akcje kliknij przycisk Szablony. Znajdziesz tam kilka gotowych schematów:

Szablony

Dostępne szablony

• autoresponder dla Allegro – odpisuje na każdą wiadomość otrzymaną z Allegro (np. odpowiedź w dyskusji, pytania do oferty i pytania do zamówienia),

• autoresponder na weekend – wysyła odpowiedź na każdą wiadomość (nie tylko z Allegro) o tym, że przeczytasz wiadomość w poniedziałek (opcja włącza się tylko w sobotę i niedzielę),

• autoresponder poza godzinami pracy – działa tylko poza ustawionymi godzinami (domyślnie: po godzinie 18.00 aż do godziny 10.00), wysyłając wiadomość o Twojej nieobecności w pracy.

Aby uruchomić dowolny z nich: kliknij jego nazwę > kliknij przycisk Dodaj (na samym dole).

Automatyczne akcje pozwalają na tworzenie bardzo prostych i bardzo złożonych autoresponderów

Możesz tworzyć workflow o dowolnym stopniu złożoności dzięki temu, że każdy z nich może mieć kilka warunków i kilka akcji. Tym samym możliwa jest daleko idąca automatyzacja: np. ustawianie różnych odpowiedzi w zależności od konta Allegro, integracji i dnia tygodnia.

Automatyczne akcje to bardzo przydatne narzędzie, a przy tym bardzo proste w konfiguracji. Dlatego zachęcamy Cię do samodzielnego testowania różnych ustawień. Pamiętaj, że zawsze możesz je usunąć bez szkody dla wszystkich innych ustawień.

Autoresponder Responso wykrywa „rozmawiające ze sobą”. W takim wypadku możesz w oknie wiadomości wyłączyć autoresponder. Wyłączenie działa jednorazowo – autorespondery dla pozostałych wiadomości będą wysyłane jak dotychczas.

Możliwe jest także wyłączenie autorespondera w dla dowolnego, konkretnego ticketu.

Potrzebna pomoc?

Potrzebujesz pomocy przy ustawieniu własnych automatycznych akcji? Napisz do nas na [e-mail].